Ensimmäinen vuoteni yrittäjänä tuli täyteen poikkeusoloissa

Kesän kynnyksellä, toukokuun lopulla, minulle tuli täyteen ensimmäinen vuosi yrittäjänä. Tuossa vaiheessa koko maailma pidätti hengitystään (aika ajoin jopa konkreettisesti) koronapandemian vuoksi, joten vuosipäivän juhlinta jäi helposti sivuun elämän isojen kysymysten äärellä. 

Poikkeustilanteen vuoksi piti ottaa käyttöön uudenlaisia toimintatapoja. Tähän asti olin käyttänyt esimerkiksi videoneuvottelujärjestelmiä ainoastaan koulutustyyppisissä palavereissa, mutta vaikkapa perunkirjoituksen pitämiseen videoneuvottelu toimi vallan mainiosti. Etätöiden ansiosta tilaisuuden ajankohta saatiin soviteltua normioloja sujuvammin, koskapa useat olivat joka tapauksessa kotitoimistossaan joustavalla kalenterilla. Videoneuvottelujen ansiosta ei tilaisuuteen joutunut myöskään matkustamaan kilometrien päähän. Itse asiassa tulin siihen lopputulokseen, että videoneuvottelumahdollisuus jopa lisäsi avoimutta, kun kaikki osakkaat pystyivät osallistumaan sen sijaan, että joku ”pitkänmatkalainen” olisi valtuuttanut jonkun muun tilalleen ja jäänyt ilman mahdollisuutta osallistua itse keskusteluun. Videoneuvottelumahdollisuus jäi pysyvään käyttöön ja sitä olen käyttänyt asiakasneuvotteluissa kuten pesänjako- ja osituskokouksissa myös kokoontumisrajoitusten purkamisen jälkeenkin.

Sen sijaan oli pettymys, että vaikka jo vuodesta 2003 meillä on ollut voimassa laki sähköisistä allekirjoituksista (14/2003) ja lisäksi vuodesta 2009 laki vahvasta sähköisestä tunnistamisesta ja sähköisistä luottamuspalveluista (617/2009), ei sähköisestä allekirjoituksesta ollut itselleni asioita sujuvoittavaksi työvälineeksi poikkeustilanteessa: ei olisi ollut mitään iloa allekirjoituttaa esimerkiksi perinnönjakosopimusta sähköisesti, koska pankit eivät kuitenkaan sellaista dokumenttia hyväksyisi varojen jakamisen perusteeksi. Näin ollen sähköisesti allekirjoitettu perinnönjakosopimus toimisi vain keskinäisen sopimuksen vahvistavana asiakirjana. Dokumentti ei kelpaisi kolmansia tahoja velvoittavaksi päteväksi perinnönjakosopimukseksi siltikään, vaikka allekirjoitus olisi tehty järjestelmässä, joka noudattaa vahvan tunnistautumisen elementtejä. Ongelma tulee siitä, että perinnönjakosopimuksen, kuten monen muunkin perhe- ja jäämistöoikeudellisen sopimuksen tulee lain mukaan olla kahden esteettömän henkilön oikeaksi todistama eikä tämän edellytyksen katsota toteutuvan sähköisessä järjestelmässä. Kyseisiä järjestelmiä olisi kyllä saatavilla tällaiselle pienelle toimistollekin erittäin kustannustehokkaaseen hintaan. 

Samaan tapaan esimerkiksi Maanmittauslaitos ei hyväksyisi edes valtakirjaa, joka on tehty muussa sähköisessä allekirjoitusjärjestelmässä kuin heidän itsensä hallinnoimassa palvelussa. Ja kyseisessä järjestelmässä valtakirjan antaminen ei kuolinpesän osakkaalta onnistu, jos myytävää kiinteistöä ei ole selvennyslainhuudatettu, minkä vuoksi kiinteistö ei löydy osakkaan tiedoista hänen kirjauduttuaan po. palveluun. Sen sijaan kotikaranteenissa ilman tulostinta olevan on täysin pätevää raapustaa valtakirja mustekynällä ruutupaperille ja työntää paperi oven alta rappukäytävään kiinteistön kaupassa käytettäväksi asiakirjaksi, maakaari kun ei vaadi todistajaa valtakirjaan. Samoin kännykällä oleva kuvakopio ruutupaperivaltakirjasta riittää päteväksi valtuutukseksi kiinteistön kauppaan. Asia siis hoituu kyllä, mutta ei sähköisesti allekirjoitettuna, sillä se ei kerta kaikkiaan käy. Tämä johtuu siitä, että maakaaren 5 luvun 3 §:ssä on määritelty nimenomaan se sähköinen järjestelmä, mitä kiinteistön kaupoissa voidaan käyttää.

Vaikutuksiltaan pandemiaa paljon vähäisempi poikkeustilanne oli myös reilut kaksi viikkoa kestänyt postilakko marraskuussa 2019, mikä ajallisesti osui myöskin tähän ensimmäiseen yrittäjävuoteeni. Tuona aikana onnistuin saamaan viranomaisilta suojattuna sähköpostina erinäisiä dokumentteja, joita ei aikaisemmin ollut suostuttu toimittamaan kuin kirjepostilla. Harmillista, että postilakon päätyttyä samanlainen joustavuus ei enää jatkunutkaan ihan joka taholta, mutta osalta kyllä. 

Uusia toimintatapoja tulee todennäköisesti ajatelleeksi vasta kun vanha ei syystä tai toisesta ole käytettävissä. Jos näistä poikkeusoloista jotain pitäisi oppia, niin omaan työhönsä liittyvien prosessien kyseenalaistaminen aina silloin tällöin lienee paikallaan jatkossakin!

Poikkeustilanteen vuoksi nyt halaamisen sijasta hymyillään.